Information

L’interface Administrateur du serveur de téléphonie IP permet de gérer les comptes utilisateurs, la réceptionniste virtuelle (IVR), musique en attente, conférence, intercom, diffusion de messages, système, écoute téléphonique, les groupes d’appels, les raccourcis, le tableau des appels, asterisk CDR, les rapports, les regroupements et de faire la recherche d’enregistrements.

Conférences

Problème

Le système de conférence téléphonique offre une grande flexibilité pour la tenue de conversations en groupe, il est possible de :

• Protéger les salles de conférence à l’aide d’un mot de passe
• Aviser automatiquement les invités par courriel
• Enregistrer les réunions afin de conserver l’historique de vos rencontres

Étapes

Pour mettre en place une conférence, vous n’avez qu’à réserver une des salles disponibles et fournir les informations requises.

Écoute Téléphonique

Cette section vous permet de définir les groupes d’écoute ainsi que les superviseurs qui sont autorisés à effectuer de l’écoute téléphonique sur votre système.

Problème

L’accès à l’aide du compte usager permet de gérer et d’accéder aux messages, changer votre statut suivez-moi, vos conférences, enregistrements, préférences, votre historique d’appel, le répertoire, les raccourcis.

Comment Configurer Son Menu IVR Personnel

Problème

Vous voulez donner plusieurs options aux gens qui vous appellent quand vous ne pouvez pas répondre.

Étapes

• Connectez vous­ à l’outil de gestion de votre compte VoIP en tant qu’usager
• Naviguez dans Fonctions de base → Menu utilisateur
• Choisissez Activer votre menu utilisateur pour que les
• Choisissez l’option Si aucun choix pour choisir ce qui arrivera si il n’y a pas de choix fait par la personne qui appelle

• • Cliquez le crochet à côté des options que vous voulez activé
  • Choisissez l’option de transfert sous Transférer vers
  • File – Transfert vers une file d’attente

• • Utilisateur – Redirection vers une extension interne, ou sa Boîte vocale

• • Numéro externe – pour rediriger vers un contact externe

• • Custom – Une programmation faite sur mesure chez Modulis Micronet permettra d’acceder à des fonctions non disponibles dans l’interface

• • Cliquez sur Enregistrer pour terminer la configuration

Comment Réserver une Salle de Conférence

Problème

Comment réserver une salle de conférence permanente.

Étapes

• • Allez dans Fonctions de base → Conférences
  • Cliquez sur l’icône de serrure sur la ligne d’une salle disponible pour la réservé

• • Optionnellement : Entrez le mot de passe pour la salle (prenez le bien en note, vous devrez le communiquez aux invités pour qu’ils puissent se joindre à vous)
  • Optionnellement : Choisissez l’option Envoyer une invitation par courriel pour cette conférence vous aurez ensuite accès aux options permettant d’envoyer les informations sur la conférence directement à partir de l’interface
  • Cliquez Créer pour compléter l’opération – votre salle sera en rouge avec une serrure fermée, ce qui vous permettra de la libéré le moment venu

Comment Configurer Ses Préférences

Information

Il est possible de définir ou de modifier les paramètres de votre système afin de le rendre conforme à vos besoins. Vous pouvez par exemple déterminer la durée de la sonnerie de votre appareil téléphonique avant le déclenchement du système de réponse automatisée ou encore spécifier l’adresse de courriel que le système utilisera pour vous transmettre vos messages vocaux sous forme de fichiers attachés en format mp3. Le système offre également l’option de recevoir de brefs messages textuels, afin de vous aviser sur votre téléphone cellulaire ou votre téléavertisseur, lors de l’arrivée de nouveaux messages dans votre boîte vocale.

Étapes

• • Naviguez vers Fonctions de base → Préférences
  • Options qui peuvent être configuré ici
  • Durée de la sonnerie (en secondes)
  • Mot de passe utilisateur
  • Activer la réception des messages par courriel
  • Adresse de courriel
  • Activer la notification “SMS”
  • Adresse “SMS”
  • Supprimer les messages sur le serveur après l’envoi par courriel
  • Langue
  • Cliquez sur Enregistrer pour soumettre vos changements

Comment Accéder au Répertoire de l’Entreprise

Problème

Je veux voir une liste des extensions ou contactes centrale.

Information

• • Naviguez vers Outils → Répertoire
  • Appeler un Contact Directement
  • Il est possible de cliquer sur l’icône téléphone afin que le système compose automatiquement le numéro correspondant dans la liste à partir de votre appareil téléphonique. Le système vous contactera alors afin d’établir la communication.

Problème

J’ai besoin de rapporter un problème technique ou d’informations sur du matériel ou des services supplémentaires.

Étapes

Cliquez sur Contactez-nous dans la barre de navigation puis remplissez le formulaire.

Comment Afficher un Rapport (Administrateur)

Problème

Je veux voir une liste d’appels, vérifier les temps d’appels, les longues distances, exporter les données pour analyse.

Étapes

• • Naviguer vers Outils de gestion → Rapports 
  • Choisir un rapport

• • Rapports personalisés
  • Plusieurs rapports offrent des options de configuration pour le niveau de détails, les dates et heures, le regroupement, etc.

• • Cliquez sur Générer, en bas, quand les options choisies vous conviennent.
  • Optionnel : Extraire, modifier ou vous abonner au rapport

Liste de Rapports

Appels

• • Sommaire des appels par extension
  • Détail des appels par extension
  • Sommaire des appels par groupe
  • Détail des appels par groupe
  • Détail des appels interurbains

Centre de contacts et DAA

• • Sommaire par file
  • Détail des appels par file
  • Sommaire par agent
  • Détails par agent
  • Détails quotidien par agent
  • Historique des sessions de travail par agent
  • Détail des appels non-répondus par type
  • Evénements par file
  • Absences

Listes

• • Liste des extensions téléphoniques par nom d’utilisateur
  • Liste des raccourcis

Statistiques et analyses de performance

• • Rapport Erlang
  • Répartition des appels par heure
  • Taux d’occupation des lignes par heure
  • Analyse du trafic mensuel

Utilisation des canaux inter-bureaux par site

Comment Écouter les Enregistrements

Problème

Étapes

• • Naviguez vers Outils de gestion → Enregistrements
  • Faites les choix dans la page d’enregistrements pour trouver le ou les appels que vous cherchez

• • Cliquez sur Chercher
  • Appeler un Contact Directement
  • Faire vos actions (écouter, télécharger, supprimer ou partager avec le permalien)

Comment Gérer les Comptes Usagers

Information

Je dois créer ou supprimer un compte utilisateur, une extension, voir la liste des usagers, changer les paramètres de comptes, me connecter en tant qu’utilisateur.

Étapes

Emplacement : Utilisateurs → Utilisateurs

Créer un compte usager

• • Cliquez sur le bouton Créer en bas de la page

• • Cliquez sur le bouton Créer en bas de la page
  • Entrez les informations désirés (voir la liste) pour paramétrer le compte
  • Extension
  • Nom
  • Mot de passe utilisateur
  • Mot de passe SIP pour téléphone
  • Enregistrer les appels de cet usager
  • Cacher les enregistrements de cet utilisateur
  • Publier cet usagé dans le répertoire
  • Déclarer cet utilisateur en tant qu’agent membre des files d’attente
  • Options de la Boîte vocale (onglet Boîte vocale)
  • Configuration des droits d’appels (onglet Téléphone)
  • Assignation d’un Téléphone IP (onglet Avancé)
  • Contrôles d’accès (donner accès à la carte certaines sections de l’interface administrateur, doit administrateur ou gestionnaire sur un groupe extensions ou files DAA)

• • Écran nouvel utilisateur
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer quand les changements désirés ont été appliqués

Modifier un compte usager

• • Cliquez sur l’icône crayon sur la ligne de l’extension
  • Faites les changements désirés (voir la liste)
  • Extension
  • Nom
  • Mot de passe utilisateur
  • Mot de passe SIP pour téléphone
  • Enregistrer les appels de cet usager
  • Cacher les enregistrements de cet utilisateur
  • Publier cet usagé dans le répertoire
  • Déclarer cet utilisateur en tant qu’agent membre des files d’attente
  • Options de la Boîte vocale (onglet Boîte vocale)
  • Configuration des droits d’appels (onglet Téléphone)
  • Assignation d’un Téléphone IP (onglet Avancé)
  • Contrôles d’accès (donner accès à la carte certaines sections de l’interface administrateur, doit administrateur ou gestionnaire sur un groupe extensions ou files DAA)

• • Écran de modification d’un compte
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer quand les changements désirés ont été appliqués

Écoute Téléphonique

Information

Cette section vous permet de définir les groupes d’écoute ainsi que les superviseurs qui sont autorisés à effectuer de l’écoute téléphonique sur votre système. Les personnes autorisées peuvent accéder à la fonction d’écoute téléphonique par l’entremise de la fonction *65 en indiquant un numéro de superviseur et un mot de passe. Vous pouvez également utilisez la fonction *64 qui vous permet de faire l’écoute en mode chuchotement.

Étapes

Comment Créer un Groupe

• • Naviguer vers Fonctions avancées → Écoute téléphonique
  • Entrez un numéro dans le champ Superviseur et un Nom dans le champ nom

• • Cliquez le bouton Ajouter
  • Entrez un mot de passe

• • Ajoutez les crochets à côté des extensions désirées pour les ajouter au groupe
  • Cliquez sur Enregistrer pour compléter l’opération

Comment Écouter un Appel en Cours

Seul les usagers membre du groupe pourront écouter.

• • Mode écoute : Faites ✱65 + le numéro superviseur + le mot de passe
  • Mode chuchotement : Faites ✱64 + le numéro superviseur + le mot de passe